Хранение отчетности: сколько лет, как хранить и зачем

Бизнесмены знают, как важно вовремя и правильно сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность, поскольку в противном случае могут возникнуть серьезные проблемы. Однако не стоит думать, что хранение отчетности – это не серьезно. Напротив, хранение бухгалтерской и налоговой отчетности – это также важно и нужно соблюдать определенные правила, сроки и т. д. Подробно о том, как правильно хранить отчетность, расскажем в этой статье.

Как сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность

Как известно, бухгалтерская отчетность за прошедший год должна быть сдана в период с 1 января до 30 марта 2015 года. В нее входят: баланс бухгалтерский, отчет об убытках и прибылях, а также приложения к ним. Что касается налоговой годовой отчетности, то она также должна быть сдана вовремя в территориальный ИФНС, по месту нахождения фирмы. В налоговую отчетность входит декларация и налоговый расчет авансового платежа.

Сдавать бухгалтерскую и налоговую отчетность можно как на бумаге, так и в электронном виде, с помощью сети Интернет. Это касается, прежде всего, бухгалтерской отчетности, то есть компания сама решает способ подачи в налоговую. Что же касается налоговой отчетности, то декларации сдавать в электронном виде нужно, если среднесписочная численность сотрудников превышает 100 человек (кроме декларации НДС, ее в любом случае нужно сдавать электронно).

Хранение отчетности – общие правила

Согласно общим правилам, которые зафиксированы в российском законодательстве, хранение бухгалтерской отчетности – 10 лет с первого дня года, который следует за отчетным периодом (п. 351 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом № 558 от 25.08.2010г.). Так, например, отсчет хранения отчетности за 2014 год нужно начинать с 01.01.2016г. и сохранять до 2026, следовательно.

Обратите внимание, что на бухгалтерской отчетности в печатном виде должна быть отметка о том, что она сдана, чтобы проверяющие органы могли сверить расхождения и т. п.

Как хранить электронную отчетность

Про хранение бухгалтерской и налоговой отчетности на бумаге мы сказали, однако в настоящий момент может сдаваться не только отчетность на бумажных носителях, но и в электронном виде. Как и сколько тогда хранить налоговую и бухгалтерскую отчетность. Согласно положениям в российском законодательстве, хранить отчетность в электронном виде можно, если она таковой подается в ФНС, но только при наличии электронной подписи на документах.

Однако, как отмечают эксперты, в полной мере российское законодательство пока не позволяет хранить бухгалтерскую и налоговую отчетность только в электронном виде, даже при соблюдении всех правил. Поэтому многие компании параллельно хранят сразу и бумажную, и электронную отчетность. Правда, такой подход может привести к некой путанице и осложнить синхронизацию бумажного и электронного документооборота компании.